YÖKSİS Makale Ekleme Nasıl Yapılır? Otomatik Bulunan, DOI ile Giriş ve Sık Hatalar

YÖKSİS makale ekleme nereden yapılır?

YÖKSİS makale ekleme, yoksis.yok.gov.tr adresinden kendi hesabınızla giriş yaptıktan sonra özgeçmiş ekranından yapılır. Menü yolu şöyledir: Personel İşlemleri → Özgeçmiş İşlemleri → Özgeçmiş Oluşturma → Yayınlar → Makale. Bu ekranda iki seçenek görürsünüz: “Otomatik Bulunan” ve “Makale Ekle”.

Şifrenizi hatırlamıyorsanız YÖK’ün kılavuzu, üniversitenizin personel dairesiyle görüşmenizi önerir. Çünkü YÖKSİS hesapları kurum üzerinden tanımlanır. Ayrıca bu ekrana yalnızca siz girebilirsiniz; hesap bilgilerinizi kimseyle paylaşmamanızı öneriyoruz.

Peki bu kayıt neden bu kadar önemli? YÖKSİS’teki yayın listesi, YÖK Akademik profilinizi besler. Üstelik akademik teşvik başvurusu da YÖKSİS çıktısı üzerinden hazırlanır. Dolayısıyla eksik ya da hatalı bir makale kaydı, hem görünürlüğünüzü hem de başvuru dosyanızı doğrudan etkiler.

Başlamadan önce hangi bilgileri hazırlamalısınız?

Formu açmadan önce makalenizin künyesini eksiksiz önünüze koyun. Böylece formu yarıda bırakmak zorunda kalmazsınız. Hazırlamanızı önerdiğimiz bilgiler şunlardır:

• DOI numarası: “10.” ile başlayan yalın biçimde, örneğin 10.xxxx/yyyy.
• Künye: Makale başlığı, dergi adı, ISSN, yıl, cilt, sayı ve sayfa aralığı.
• Dizin bilgisi: Derginin yayın yılında hangi indekste tarandığı (SCIE, SSCI, ESCI, Scopus, TR Dizin vb.).
• Yazar listesi: Makaledeki sırasıyla tüm yazarlar ve kurumları.
• Erişim bağlantısı: Makalenin dergi sitesindeki sayfası veya PDF adresi.
• Tez bağlantısı: Makale bir tezden üretildiyse o tezin bilgisi.

Dizin bilgisini tahminle girmeyin. Örneğin TR Dizin durumunu derginin kabul yılıyla birlikte TR Dizin dergi listesinden kontrol edin; Web of Science ve Scopus için de yayın yılındaki kapsamı esas alın. DOI’yi nereden bulacağınızdan emin değilseniz DOI numarası yazımız da işinizi kolaylaştırır.

Otomatik Bulunan makaleler nasıl kontrol edilir?

YÖK’ün kılavuzuna göre sistem; Web of Science, TR Dizin, PubMed ve Elsevier kaynaklarında yayınlarınızı ORCID numaranızla arar. Bu arama, ilgili sistemlerin sorgulama kısıtları içinde çalışır. Bulunan kayıtlar “Otomatik Bulunan” sekmesinde listelenir.

Bu nedenle ilk iş, YÖKSİS’teki ORCID bilginizin doğru olduğundan emin olmaktır. ORCID profiliniz boşsa ya da makalelerinizi içermiyorsa otomatik eşleşme zayıf kalır. Henüz ORCID almadıysanız ORCID numarası nasıl alınır rehberimizden başlayabilirsiniz.

Listeyi açtığınızda her kaydı tek tek okuyun. Size ait olmayan bir makale listeye düşmüşse onu eklemeyin. Size ait kayıtlarda ise yıl, dergi ve yazar sırasını makalenin kendisiyle karşılaştırın. Otomatik gelen bir kayıt bile eksik alan içerebilir; özellikle cilt, sayı ve sayfa bilgileri sonradan tamamlanabilir.

DOI ile YÖKSİS makale ekleme adım adım nasıl yapılır?

Otomatik listede olmayan bir makale için “Makale Ekle” seçeneğini kullanırsınız. En hızlı yol, DOI üzerinden sorgulamadır. Aşağıdaki sıra, kılavuzdaki akışı ve sahada en sık karşılaştığımız sorunları birlikte yansıtır:

1. Makale ekranını açın: Yayınlar → Makale → “Makale Ekle” adımına gelin.
2. DOI’yi yalın yazın: Kılavuza göre DOI “10.” ile başlamalıdır; “https://doi.org/” ile başlayan adres kullanılmaz.
3. Gelen bilgileri doğrulayın: Başlık, dergi, yıl ve yazarlar makalenizle birebir aynı mı, kontrol edin.
4. Eksik alanları tamamlayın: Dizin, cilt, sayı, sayfa ve erişim bağlantısını girin.
5. Yazarları eşleştirin: Ortak yazarları sistemde arayarak ekleyin, sırayı makaledeki gibi koruyun.
6. Kaydedip listeyi kontrol edin: Kaydın makale listenizde göründüğünü ve bilgilerin doğru kaldığını doğrulayın.

Bazı dergi yardım sayfaları, eski form sürümlerinde DOI alanına yalnızca “10.”dan sonraki kısmın yazılmasını önermişti. Bu yüzden DOI hata verirse önce alanın önünde sabit bir “10.” öneki olup olmadığına bakın. Ardından DOI’nin doi.org üzerinde gerçekten çözümlendiğini kontrol edin; yeni yayımlanan makalelerde kayıt birkaç gün gecikebilir.

YÖKSİS makale ekleme: DOI bulunamazsa elle nasıl girilir?

Her makalenin DOI’si yoktur; özellikle bazı ulusal dergilerde DOI verilmeyebilir. Bu durumda kılavuz, dergi adı üzerinden otomatik arama yapmanızı söyler. Dergi aramada da çıkmazsa makale bilgileri elle girilebilir.

Elle girişte en sık hata, dergi adının farklı yazımlarla kaydedilmesidir. Örneğin Türkçe ve İngilizce adı olan bir dergide ISSN’yi esas almak karışıklığı önler. Ayrıca başlığı makaledeki yazımla aynen girin; büyük harf düzenini değiştirmeyin ve kısaltma kullanmayın.

Kılavuza göre kayıtların yanındaki simgeler de verinin kaynağını gösterir. Menü simgesi verinin elle eklendiğini, yeşil simge ise otomatik veri tabanından çekildiğini belirtir. Bu ayrım, sonradan bir uyuşmazlık çıktığında hangi alanı kendinizin girdiğini anlamanıza yardım eder.

Erken görünüm (online first) makalelerde ayrı bir dikkat gerekir. Bu makalelerin DOI’si ve yayın tarihi vardır, ancak cilt, sayı ve sayfa bilgisi henüz yoktur. Bu durumda bilinen alanları doldurup kaydı oluşturabilir, makale bir sayıya alındığında künyeyi güncelleyebilirsiniz. Ancak yıl alanının hangi tarihe göre doldurulacağı teşvik ve atama dosyalarında önem taşır. Bu nedenle kurumunuzun komisyonunun hangi tarihi esas aldığını önceden öğrenmenizi öneriyoruz.

Benzer şekilde, makalenin dergi sitesindeki türünü de not edin. Dergiler araştırma makalesi, derleme, olgu sunumu, editöre mektup veya kısa bildiri gibi türleri genellikle makale sayfasında belirtir. Formdaki tür seçimini bu bilgiye göre yapmak, ileride yaşanabilecek itirazların önüne geçer.

Ortak yazarlar ve yazar sırası nasıl girilir?

Yazar eklerken önce ortak yazarın adını sistemde aratın ve listeden seçin. Kişi YÖKSİS’te bulunamıyorsa, örneğin yurt dışından bir yazar ise “manuel yazar ekleme” seçeneğini kullanın. Her iki durumda da sıranın makaledeki sırayla aynı olması gerekir.

Yazar sırası yalnızca biçimsel bir ayrıntı değildir. Çünkü doçentlik puanlamasında başlıca yazarlık ve yazar sayısına göre puan paylaşımı yapılır. Bu yüzden ortak yazarlardan birinin sırası bile yanlış girilirse puan hesabı değişebilir.

Kılavuz, ortak yazarlık simgelerini de açıklar. Mavi simge yayını sizin eklediğinizi gösterir. Turuncu simge ise yayını başka bir yazarın eklediğini ve sizi de bu yayına dahil ettiğini belirtir. Dolayısıyla ortak yazarınız makaleyi zaten eklediyse aynı makaleyi ikinci kez girmeden önce listenizi kontrol edin.

Hangi alan neyi etkiler? Kontrol tablosu

Aşağıdaki tablo, makale formundaki temel alanların neyi etkilediğini özetler. Alan adları dönemsel güncellemelerle değişebilir; bu yüzden tabloyu bir kontrol listesi olarak kullanın.

Kılavuz, kitap ve bildiri gibi bazı türlerde teşvik ham puanının hesaplanması için ek koşullar sayar. Örneğin bildiride etkinlik tarihinin aktif yıl içinde olması ve basım türünün tam metin olması gerekir. Bu yüzden makale dışındaki eserlerinizi de aynı titizlikle girmenizi öneriyoruz.

YÖKSİS makale ekleme sırasında sık yapılan hatalar nelerdir?

Danışmanlık sürecinde dosya kontrolü yaparken en sık şu hatalarla karşılaşıyoruz:

• Mükerrer kayıt: Ortak yazarın eklediği makale, ikinci kez elle girilmiş.
• Yanlış dizin: Dergi bugün bir indekste olduğu için, yayın yılında taranmadığı hâlde o indeks seçilmiş.
• Eksik yazar: Yurt dışındaki ortak yazar bulunamadığı için listeden çıkarılmış.
• Bozuk DOI: DOI, “https://doi.org/” önekiyle ya da boşluk içerecek biçimde yazılmış.
• Güncellenmemiş künye: Erken görünüm kaydı, makale sayıya alındıktan sonra güncellenmemiş.
• Tür karışıklığı: Editöre mektup, özet veya olgu sunumu “araştırma makalesi” gibi girilmiş.

Son madde özellikle önemlidir. Nitekim doçentlik tablolarında editöre mektup, özet ve kitap kritiği gibi türler ayrı bentlerde ve daha düşük puanla değerlendirilir. Yayın türünü olduğundan farklı göstermek, başvuru incelemesinde sorun yaratabilir. Kısacası YÖKSİS makale ekleme ekranında tür seçimini makalenin dergide yayımlandığı türe göre yapın.

Makale tezle nasıl ilişkilendirilir?

Lisansüstü tezinizden üretilmiş bir makaleyi YÖKSİS’teki “İlişkili Eser” bölümünden tezinizle eşleştirebilirsiniz. Kılavuza göre lisansüstü tezler listesine Tez Merkezi’ndeki tezleriniz gelir. İlişkilendirme tek yönlü yapılır.

Tezinizi Tez Merkezi’nde görüyor ama listede bulamıyorsanız kılavuz, T.C. kimlik numaranızın tez sisteminde eksik olabileceğini belirtir. Bu durumda Tez Merkezi ile iletişime geçmeniz gerekir. Ayrıca öğrenim bilgisi bölümünde de ilişkilendirme yapılabilir.

Bu eşleştirme, doçentlik başvurusunda ayrı bir anlam taşır. Çünkü ÜAK tablolarında lisansüstü tezlerden üretilmiş yayınlar ayrı bir başlıkta puanlanır. Tezinizden makale üretme sürecini planlıyorsanız doçentlik için Q seviyesi yazımız genel çerçeveyi gösterir.

YÖK Akademik profili ve WoS H indeks neden güncellenmiyor?

Makaleyi ekledikten hemen sonra YÖK Akademik’te göremeyebilirsiniz. Kılavuza göre güncellenen kayıtların indekslenmesi için belli bir süre geçmesi gerekir. Bu yüzden birkaç gün bekleyip tekrar kontrol etmek çoğu zaman yeterlidir.

WoS H indeks değeriniz eksik görünüyorsa Özgeçmiş Oluşturma altındaki “Wos H Index” menüsüne ResearcherID bilginizi yazıp “yenile” butonuna basmanız gerekir. Öte yandan birlikte çalıştığınız yazarlar listesinde yanlış kişiler görünüyorsa kılavuz, akademik.arama@yok.gov.tr adresine konu başlığıyla yazmanızı önerir.

Kişisel profil bağlantınızı ise Kişisel Bilgiler → YÖK Akademik ekranındaki “Direkt Link” alanından alabilirsiniz. Bu bağlantıyı özgeçmişinize ve e-posta imzanıza eklemek, kayıtlarınızın görünürlüğünü artırır.

Teşvik ve doçentlik öncesi YÖKSİS makale ekleme kontrolü

Akademik teşvik başvurusu, üniversitenin ilan ettiği takvimde YÖKSİS çıktısı ve faaliyet belgeleriyle yapılır. Bu nedenle yıl sonuna doğru YÖKSİS makale ekleme ve düzeltme işlerini başvuru haftasına bırakmamanızı öneriyoruz. Puan türlerini ve yıl sonu planını akademik teşvik hesaplama 2026 rehberimizde ele aldık.

Başvurudan önce şu kısa kontrolü yapmanızı öneriyoruz. İlk olarak o yıla ait tüm makalelerin listede olduğundan emin olun. Ardından her kayıtta yıl, dizin, tür ve yazar sırasını belgeyle karşılaştırın. Son olarak çıktıyı alıp komisyona sunmadan önce bir kez daha okuyun.

Daha geniş bir kariyer planı açısından yayın kayıtlarının neden önemli olduğunu akademik kariyer için makale yayınlama yol haritamızda anlattık.

YÖKSİS kayıtlarınızda nasıl destek oluyoruz?

Lisansüstü eğitimli editörlerden oluşan ekibimiz; dergi seçimi, makale düzenleme, istatistik analizi ve gönderim sürecinde danışmanlık veriyor. Bunun yanı sıra yayınlarınızın künye, dizin ve tür bilgilerini kontrol listesi hâlinde hazırlayabiliyoruz. Böylece YÖKSİS’e gireceğiniz bilgiler önceden doğrulanmış olur.

YÖKSİS hesabınıza giriş ve kaydetme adımı kişisel bilgilerinizi gerektirdiği için size aittir. Bize işinizi emanet ettiğinizde diğer her adımı biz kontrol ediyoruz. Kapsamı ve süreyi çalışmanıza ve bütçenize göre birlikte belirliyoruz.

Sık sorulan sorular

Makalem Otomatik Bulunan listesinde neden yok?

Sistem yalnızca belirli kaynaklarda ve ORCID numaranızla arama yapar. Dergi bu kaynaklarda taranmıyorsa ya da ORCID kaydınız eksikse makale listeye gelmeyebilir. Bu durumda “Makale Ekle” ile DOI üzerinden veya elle giriş yapabilirsiniz.

DOI alanı hata veriyor; ne yapmalıyım?

DOI’yi “https://doi.org/” öneki olmadan, “10.” ile başlayan yalın biçimde yazın. Alanın önünde sabit bir “10.” varsa yalnızca sonrasını girin. Sorun sürerse DOI’nin doi.org’da çözüldüğünü kontrol edin ve dergi adıyla aramayı deneyin.

Erken görünümdeki (online first) makaleyi ekleyebilir miyim?

DOI’si olan ve çevrim içi yayımlanmış bir makaleyi genellikle ekleyebilirsiniz. Cilt, sayı ve sayfa bilgisi sayıya alındıktan sonra kaydı güncelleyin. Teşvikte hangi tarihin esas alınacağını ise biriminizin komisyonuna ayrıca sorun.

Ortak yazarım makaleyi zaten ekledi; benim de eklemem gerekir mi?

Ortak yazarınız sizi yayına dahil ettiyse kayıt listenizde turuncu simgeyle görünür. Bu durumda aynı makaleyi ikinci kez girmeyin; yalnızca bilgilerin doğruluğunu kontrol edin.

Eklediğim makale YÖK Akademik’te ne zaman görünür?

Kılavuza göre güncellenen kayıtların indekslenmesi için belli bir süre geçmesi gerekir. Kesin bir süre belirtilmez; birkaç gün sonra profilinizi tekrar kontrol edin.

Üniversitem AVESİS kullanıyor; YÖKSİS’e yine de girmeli miyim?

AVESİS kurum içi bir sistemdir; YÖKSİS ise YÖK’ün ulusal kaydıdır. Bazı üniversiteler iki sistem arasında aktarım imkânı sunar. Yine de YÖK Akademik profiliniz ve teşvik çıktınız için YÖKSİS kaydının tam olduğundan emin olun.

Kaynaklar

• YÖKSİS – Yükseköğretim Bilgi Sistemi
• YÖKSİS Kullanım Kılavuzu ve Sıkça Sorulan Sorular (üniversite personel daireleri aracılığıyla yayımlanan sürüm)
• YÖK Ulusal Tez Merkezi
• ORCID