Makale Kabul Yazısı (Acceptance Letter) Nedir, Nasıl Alınır?

Makale kabul yazısı nedir, karar e-postasından farkı ne?

Makale kabul yazısı, bir derginin editörü ya da yayın kurulu adına düzenlenen ve makalenin hakem sürecini tamamlayıp yayına kabul edildiğini gösteren resmî bir belgedir. İngilizce yayın dünyasında bu belgeye “acceptance letter” denir. Türkçede ise “kabul belgesi” ya da “kabul mektubu” ifadeleri de kullanılır.

Pek çok yazar, kabul kararını bildiren sistem e-postasını kabul yazısıyla aynı şey sanır. Oysa ikisi farklı işlev görür. Karar e-postası, makale yönetim sisteminin otomatik olarak gönderdiği bir bildirimdir. Kabul yazısı ise genellikle antetli, tarihli ve editör adı taşıyan, üçüncü kişilere sunulmak üzere hazırlanmış bir belgedir.

Örneğin DergiPark’ın yazar süreç rehberine göre editör kabul kararı verdiğinde makalenin durumu “Yayın sürecinde” olarak değişir. Yazara da karara dair bir e-posta gider ve bu e-posta süreç sayfasındaki E-Postalar sekmesinde saklanır. Bununla birlikte imzalı ya da antetli ayrı bir belge, birçok dergide editörlükten ayrıca talep edilir.

Arama motorlarında aynı belge için “makale kabul mektubu”, “DergiPark kabul belgesi” ya da “yayın kabul yazısı” gibi farklı adlar kullanılıyor. Hepsi temelde aynı ihtiyaca karşılık gelir: kabul kararını üçüncü bir kuruma belgelemek. Bu yüzden belgeyi isterken adından çok içeriğine odaklanmanızı öneriyoruz.

Makale kabul yazısında hangi bilgiler bulunmalı?

Belgenin içeriği dergiden dergiye değişir. Bununla birlikte bir kurumun belgeyi kabul etmesi için bazı temel bilgilerin eksiksiz olması beklenir. Aşağıdaki listeyi, elinize geçen belgeyi kontrol ederken kullanabilirsiniz.

• Dergi kimliği: Derginin tam adı, basılı ve elektronik ISSN numarası ile yayıncı bilgisi yer almalıdır.
• Makale bilgisi: Başlık, gönderim numarası ve tüm yazarların adları makaledekiyle birebir aynı olmalıdır.
• Tarihler: Gönderim tarihi ile kabul tarihi açıkça yazılmalıdır.
• Yayın planı: Varsa planlanan cilt, sayı ya da yıl bilgisi eklenir; DOI verildiyse o da yazılır.
• İmza ve antet: Editörün adı, unvanı ve derginin resmî iletişim adresi belgede görünmelidir.
• Hakem süreci ifadesi: Bazı kurumlar, makalenin hakem değerlendirmesinden geçtiğinin belgede yazmasını ister.

Özellikle yazar adlarındaki küçük farklar sonradan sorun çıkarabilir. Bu nedenle ORCID kaydınızdaki ad yazımı ile makaledeki yazımın aynı olmasına dikkat edin. Ayrıca belgenin hangi kuruma sunulacağını biliyorsanız, o kurumun istediği ek bilgileri baştan editöre iletin.

Makale kabul yazısı nasıl alınır? Adım adım

Kabul yazısı almak çoğu zaman karmaşık değildir; ancak doğru zamanda ve doğru kanaldan istenmesi gerekir. Uygulamada önerdiğimiz sıra şöyledir.

1. Son kabul kararını bekleyin. Revizyon aşamasındaki bir makale için belge istemek, editörü zor durumda bırakır.
2. Sistemdeki karar mektubunu kaydedin. DergiPark’ta Karar sekmesinden, uluslararası sistemlerde ise karar e-postasından PDF çıktısı alın.
3. Derginin web sayfasına bakın. Bazı dergiler “Kabul Yazısı” başlıklı ayrı bir sayfada hangi bilgilerin gönderileceğini açıklar.
4. Talebinizi resmî kanaldan iletin. Derginin iletişim adresine ya da sistemdeki Mesajlar sekmesine yazın.
5. Kullanım amacını belirtin. Belgeyi enstitüye, teşvik komisyonuna veya bir burs programına sunacaksanız bunu kısaca söyleyin.
6. Belgeyi kontrol edip arşivleyin. Ad, başlık ve tarihleri kontrol edin; ardından karar e-postasıyla birlikte saklayın.

Öte yandan bazı dergiler kabul yazısını yalnızca sorumlu yazara gönderir. Dolayısıyla ortak yazarların belgeyi sorumlu yazar aracılığıyla istemesi daha uygun olur. Bu nedenle ortak yazarlı çalışmalarda talebi kimin ileteceğini baştan kararlaştırmak, gereksiz yazışmaları önler.

Editöre hangi e-postayı yazmalısınız?

Genel olarak talep e-postası kısa, nazik ve tanımlayıcı olmalıdır. Editörler çok sayıda yazışma aldığı için makale numarası ve başlığı ilk satırda görünmelidir. Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle uyarlayabilirsiniz.

Ayrıca yanıt gecikirse bir hafta kadar bekleyip tek bir hatırlatma göndermek yeterlidir. Sık hatırlatma yapmak ise yayın ekibiyle ilişkinizi gereksiz yere gerer.

Uluslararası dergilerde acceptance letter nasıl görünür?

Editorial Manager, ScholarOne ve benzeri sistemler kullanan uluslararası dergilerde kabul, genellikle “Decision on your manuscript” konulu bir e-postayla bildirilir. Bu e-posta çoğu durumda resmî karar mektubu niteliğindedir. Ancak bazı kurumlar antetli bir belge istediği için yazarlar yayın ofisinden ayrıca “acceptance letter” talep eder.

Kabulden sonra yayıncı genellikle telif ya da lisans formu, ardından da düzeltme provası (proof) gönderir. Makale bu aşamada “accepted manuscript”, “in press” veya “early view” gibi etiketlerle çevrimiçi görünebilir. Yani bu etiketler, makalenin henüz bir cilt ve sayıya yerleşmediğini gösterir. Nitekim pek çok kurum, belgelendirmede tam olarak bu ayrıma bakar.

Makale kabul yazısı nerede geçerli? Karşılaştırma tablosu

Belgenin değeri, onu sunduğunuz kurumun kuralına bağlıdır. Aşağıdaki tablo, resmî metinlerde ve kurum uygulamalarında karşılaştığımız genel durumu özetler. Yine de her başvurudan önce güncel kılavuzu okumanızı öneririz.

Doçentlik tarafında Üniversitelerarası Kurul’un sık sorulan sorular metni açıktır. Yayımlanmış makale, başvuru tarihi itibarıyla yayım için bütün süreçleri tamamlanmış çalışmadır. Bu yüzden “online published” veya “early access” ibareli çalışmalar beyannamede yayımlanmış makale olarak değerlendirilmez. Teşvik tarafında da benzer bir mantık geçerlidir; ayrıntılı hesap için akademik teşvik puan rehberimizi okuyabilirsiniz.

Öte yandan lisansüstü mezuniyette tablo daha karışıktır. Bazı senato kararları hakemli bir dergiden alınmış kabul yazısını yeterli sayar ve belgenin içeriğini ayrıca tanımlar. Buna karşın bazı kurumlar yalnızca yayımlanmış eserleri kabul eder. Kısacası makale kabul yazısı ile mezun olup olamayacağınızı, kendi enstitünüzün güncel metni belirler.

Kabulden sonra makale neden hemen yayımlanmaz?

Öncelikle kabul kararı, yayın sürecinin bittiği anlamına gelmez. DergiPark rehberine göre kabul edilen makaleye yayın editörü, mizanpaj editörü ya da son okuyucu atanabilir. Ardından dizgi, son okuma ve DOI işlemleri yapılır. Dergi bu işleri tamamladıktan sonra makaleyi bir sayıya yerleştirir.

Genellikle bu aşamanın süresi derginin yayın sıklığına ve bekleyen makale sayısına bağlıdır. Örneğin yılda iki sayı çıkaran bir dergide, kabul ile yayın arasında birkaç ay geçmesi olağandır. Aşama aşama bekleme sürelerini DergiPark makale yayınlama süresi yazımızda ayrıntılı anlattık.

Bu bekleme dönemi, doçentlik ya da teşvik takvimi olan yazarlar için önemlidir. Çünkü bu kurumlar kabul tarihine değil yayım tarihine bakar. Dolayısıyla başvuru tarihi yaklaşan bir yazar, kabul yazısını aldığında da derginin hangi sayıyı planladığını sormalıdır.

Sahte makale kabul yazısı nasıl anlaşılır?

Hızlı yayın vaadiyle çalışan şüpheli dergiler ve aracılar, gerçek bir değerlendirme yapmadan kabul belgesi düzenleyebilir. Böyle bir belge, kurum incelemesinde fark edildiğinde yazar için ciddi sonuçlar doğurabilir. Aşağıdaki işaretler, belgeyi dikkatle incelemeniz gerektiğini gösterir.

• Hakem raporu olmadan kabul: Gönderimden birkaç gün sonra, hiçbir hakem yorumu almadan gelen kabul kararı olağan değildir.
• Ödemeye bağlı belge: Belge ancak bir ücret ödendikten sonra veriliyorsa ve dergi ücret politikasını açıkça yayımlamıyorsa dikkatli olun.
• Kişisel e-posta adresi: Kurumsal alan adı yerine ücretsiz bir e-posta servisinden gelen belgeler sorgulanmalıdır.
• Tutarsız künye: ISSN numarasının başka bir dergiye ait çıkması ya da derginin adının web sitesinde farklı yazılması uyarı işaretidir.
• Çalışmayan DOI: Belgede yazan DOI numarası doi.org üzerinden açılmıyorsa yayıncıya doğrudan sorun.

Bu durumda belgeyi derginin resmî web sitesindeki iletişim adresinden teyit edin. Dergiyi baştan doğru seçmek için de yırtıcı dergileri tanıma rehberimizi incelemenizi öneririz.

Belgeyi isterken en sık hangi hatalar yapılır?

Danışmanlık verdiğimiz dosyalarda aynı birkaç hatanın tekrarlandığını görüyoruz. Bunların çoğu küçük görünse de başvuru takvimi sıkışık olan yazarlar için haftalar kaybettirebilir.

• Erken talep: Revizyon onaylanmadan belge istemek, editörden olumsuz yanıt almanın en yaygın nedenidir.
• Eksik bilgi: Makale numarası ve başlık yazılmadığında editör dosyayı bulmak için ek yazışma yapmak zorunda kalır.
• Yanlış kanal: Derginin resmî adresi yerine bir hakemin ya da kurul üyesinin kişisel adresine yazmak süreci uzatır.
• Kontrol etmeden teslim: Ad ya da tarih hatası fark edilmeden kuruma sunulan belge, sonradan düzeltme gerektirir.
• Tek belgeye güvenmek: Kabul yazısını, karar e-postası ve sistem ekran görüntüsüyle birlikte saklamak daha güvenlidir.

Ayrıca kurumunuz belgenin aslını ya da e-imzalı bir sürümünü istiyorsa bunu talep e-postasında baştan belirtin. Böylece aynı belge için ikinci kez yazışmanız gerekmez.

Süreci hızlandırmak için yazar ne yapabilir?

Kabul kararını yalnızca derginin editörü ve hakemleri verir. Bu nedenle hiçbir yazar ya da danışman, belirli bir tarihte kabul yazısı alınacağını önceden söyleyemez. Yine de yazarın elinde olan ve süreyi kısaltan adımlar vardır.

• Dergi seçimi: Yayın sıklığı, ortalama değerlendirme süresi ve kapsam uyumu baştan kontrol edilmelidir.
• Eksiksiz gönderim: Yazım kurallarına uygun dosya, etik beyanlar ve editöre ön yazı ilk gönderimde hazır olmalıdır.
• Zamanında revizyon: Hakem yorumlarına verilen süre içinde, madde madde yanıt verilmelidir.
• Açık iletişim: Editörün sorularına kısa sürede ve net cevap vermek, dosyanın beklemede kalmasını önler.

Kabul yerine ret kararı gelirse paniğe gerek yoktur. Ret gerekçelerini sistemli okumak, bir sonraki dergide başarı şansını artırır. Bu konuda kümenin merkez yazısı olan makale reddi nedenleri ve çözüm önerileri rehberine başvurabilirsiniz.

Bu süreçte size nasıl destek oluyoruz?

Lisansüstü eğitimli editör ve istatistik uzmanlarından oluşan ekibimiz, makalenizin dergiye hazırlanması, dergi seçimi, istatistiksel analiz, akademik dil düzenleme ve hakem yorumlarına yanıt aşamalarında danışmanlık veriyor. Ayrıca belgenizi sunacağınız kurumun kuralını birlikte okuyup takviminize uygun dergileri gösteren kısa bir liste hazırlıyoruz. Kapsamı ve süreyi dosyanıza ve bütçenize göre birlikte belirliyoruz.

Makale tamamlandığında, dergiye gönderilmeye hazır bir editöre ön yazı da teslim edilir. Gönderim sisteminde zorlanırsanız her adımda size rehberlik ediyoruz; kabul sonrasında makale kabul yazısını hangi bilgilerle isteyeceğinizi de birlikte planlıyoruz. Yalnızca kişisel hesap girişi ve imza gerektiren adımlar size kalır. Bize işini emanet eden birinin aklı artık bu işte kalmıyor; her adımı birlikte kontrol ediyoruz. Kabul kararını elbette derginin editörü ve hakemleri verir.

Sık sorulan sorular

Kaynaklar

• DergiPark Süreç Rehberi
• DergiPark: Yazarın Süreç Ekranları (PDF)
• Üniversitelerarası Kurul: doçentlik başvuru şartları ve sık sorulan sorular
• Mevzuat Bilgi Sistemi: Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği