Bildiriden Makaleye Nasıl Dönüştürülür? Kongre Bildirisini Dergide Yayımlama Rehberi

Bildiriden makaleye dönüştürmek mümkün mü?

Evet, bildiriden makaleye dönüştürmek akademik dünyada yaygın ve meşru bir yoldur. Kongrede sunduğunuz çalışma, hakemli bir dergide tam makale olarak yayımlanabilir. Nitekim ICMJE önerileri, kongrede sergilenen bir özet veya posterin ardından gelen tam raporun dergide değerlendirilmesini engellemez.

Üstelik ICMJE, kongrede sunulup tam metni yayımlanmamış bir çalışmanın da dergiye gönderilebileceğini belirtir. Bildiri kitabında yayımlanmak üzere değerlendirilen çalışmalar için de aynı ifade geçerlidir. Ancak burada belirleyici olan nokta, bildirinin ne kadarının ve hangi biçimde yayımlandığıdır.

Kısacası soru “Yapılabilir mi?” değil, “Nasıl ve hangi şartla yapılır?” sorusudur. Aşağıda bu şartları ve izlenecek adımları, danışmanlık sürecinde en sık karşılaştığımız sorunlarla birlikte ele alıyoruz.

Özet bildiri ile tam metin bildiri arasındaki fark neden önemli?

Kongrelerde çalışmalar genellikle iki biçimde kayda geçer. Özet bildiride yalnızca birkaç yüz kelimelik bir özet, bildiri kitabında yer alır. Tam metin bildiride ise giriş, yöntem, bulgular ve tartışmayı içeren uzun bir metin yayımlanır.

Özet bildiri, dergi açısından genellikle “ön rapor” niteliğindedir. Bu yüzden aynı çalışmanın tam makale olarak gönderilmesi çoğu dergide sorun yaratmaz. Yine de ön yazıda bildiriyi belirtmeniz şeffaflık açısından gereklidir.

Tam metin bildiride durum farklıdır. ICMJE, daha önce yayımlanmış bir metinle büyük ölçüde örtüşen ve önceki yayına açık atıf yapmayan yayını “mükerrer yayın” olarak tanımlar. Dolayısıyla tam metni yayımlanmış bir bildiriyi neredeyse aynen dergiye göndermek, ret ve hatta geri çekme riskine yol açabilir.

Hangi durumda bildiriden makaleye geçiş sorun yaratır?

Aşağıdaki tablo, bildirinizin durumuna göre genel yaklaşımı özetler. Bununla birlikte son kararı her zaman hedef derginin yazar rehberi ve editörü verir.

Telif hakkı da ayrıca kontrol edilmelidir. Örneğin bazı bildiri kitapları yayın hakkını yayıncıya devreden bir sözleşme ister. Bu durumda aynı metni başka yerde yayımlamadan önce o sözleşmenin şartlarına bakmanız gerekir.

Bildiriden makaleye dönüştürme adımları nelerdir?

Bir bildiriden makaleye geçişte izlediğimiz sıra genellikle şöyledir:

1. Yayın durumunu belgeleyin: Bildirinin özet mi tam metin mi yayımlandığını, bildiri kitabının künyesini ve varsa DOI’sini not edin.
2. Telif ve özel sayı koşullarını okuyun: Bildiri kitabı sözleşmesini ve kongrenin dergi iş birliği olup olmadığını kontrol edin.
3. Hedef dergiyi erkenden seçin: Yazar rehberi; kelime sınırı, bölüm yapısı ve önceki yayın politikasını belirler.
4. Kongrede gelen soruları listeleyin: Dinleyicilerin sorduğu sorular, makalede kapatmanız gereken boşlukları gösterir.
5. Yöntem ve bulguları genişletin: Ek analiz, daha büyük örneklem veya ek deney gibi yeni katkılar ekleyin.
6. Metni yeniden yazın: Bildiri cümlelerini kopyalamak yerine bölümleri dergi formatında yeniden kurun.
7. Benzerlik kontrolü yapın: Kendi bildirinizle örtüşen kısımları raporda görün ve gerekirse yeniden ifade edin.
8. Editöre açıkça bildirin: Ön yazıda bildiriyi künyesiyle belirtin ve istenirse bir kopyasını ekleyin.

Bu sıra, tezden makale çıkarma sürecine çok benzer. Bu konuda kümenin merkez yazısı olan doktora tezinden dergi makalesi çıkarma rehberimizde benzer bir iş akışını ayrıntılı anlattık.

Yöntem ve bulgular nasıl genişletilir?

Bildiri metinleri sayfa sınırı nedeniyle çoğu zaman sıkıştırılmış olur. Örneğin yöntem bölümü birkaç cümleyle geçilir, analizlerin yalnızca bir kısmı raporlanır. Dergi makalesi ise tekrarlanabilir bir yöntem anlatımı bekler.

Genişletme için şu soruları sormanızı öneriyoruz. Örneklem büyütülebilir mi ya da veri toplama süresi uzatılabilir mi? Bildiride yer vermediğiniz alt grup analizleri veya duyarlılık analizleri var mı? Ayrıca ek bir deney, ek bir ölçek ya da farklı bir modelle karşılaştırma yapılabilir mi?

Burada dürüstlük önemlidir. Genişletme, yalnızca metni uzatmak anlamına gelmez; yeni bilimsel katkı anlamına gelir. Bu yüzden bildiriye göre neyin yeni olduğunu tek cümleyle söyleyebiliyorsanız doğru yoldasınız demektir. İstatistik analizlerinin genişletilmesi gerekiyorsa bu aşamada uzman desteği zaman kazandırır.

Giriş ve tartışma bölümleri nasıl yeniden yazılır?

Bildiri girişi genellikle kısa bir literatür özetinden ibarettir. Makalede ise araştırma boşluğunu güncel kaynaklarla göstermeniz beklenir. Özellikle kongreden bu yana geçen sürede yayımlanan çalışmaları tarayıp girişe eklemek, hakemlerin ilk dikkat ettiği noktalardan biridir.

Tartışma bölümü de baştan kurulmalıdır. Çünkü yeni analizler, bulguların yorumunu değiştirebilir. Bulgularınızı literatürle karşılaştırın, sınırlılıkları açıkça yazın ve uygulamaya dönük çıkarımları netleştirin.

Başlığı da gözden geçirin. Bildiri başlığını aynen korumak, iki yayının karıştırılmasına neden olabilir. Bununla birlikte başlığın tamamen kopuk olması da gerekmez; makalenin genişletilmiş kapsamını yansıtan bir başlık en iyisidir.

Bildiriden makaleye geçerken benzerlik oranı nasıl yönetilir?

Kendi bildiriniz yayımlandıysa intihal tarama yazılımları onu da kaynak olarak bulabilir. Sonuç olarak benzerlik raporunda kendi metninizle yüksek bir örtüşme görünebilir. Editörler bu örtüşmeyi, bildiri ön yazıda belirtilmemişse şüpheyle karşılayabilir.

Bu riski azaltmak için şunları yapmanızı öneriyoruz:

• Bildiriye atıf yapın: Bildiriyi kaynakçaya ekleyin ve ilgili yerde belirtin.
• Metni yeniden yazın: Özellikle giriş ve tartışmada bildiri cümlelerini olduğu gibi kullanmayın.
• Yöntem kısmını dengeli tutun: Standart yöntem anlatımında sınırlı örtüşme olağandır, ancak yine de atıf verin.
• Raporu gönderim öncesi görün: Kendi taramanızı yapıp örtüşmeyi önceden yönetin.

Benzerlik raporunun nasıl okunacağını ve hangi eşleşmelerin önemli olduğunu Turnitin intihal raporu rehberimizde ayrıntılı ele aldık.

Bildiriden makaleye geçişte editöre ne yazılır?

ICMJE’nin önerisi açıktır: Gönderilen çalışma büyük ölçüde daha önce yayımlanmış bir metinde yer alıyorsa veya onunla yakından ilişkiliyse, bu durum gönderim mektubunda açıkça belirtilmelidir. Ayrıca yazarlar, editörün karar verebilmesi için ilgili materyalin kopyasını sunmalıdır.

Uygulamada ön yazıya şu bilgileri eklemenizi öneriyoruz: kongrenin adı ve yılı, bildirinin özet mi tam metin mi yayımlandığı, bildiri kitabının künyesi ve makalenin bildiriye göre getirdiği yenilikler. Böylece editör sürprizle karşılaşmaz ve değerlendirme şeffaf ilerler.

Ön yazının genel yapısını ve örnek cümleleri editöre ön yazı rehberimizde bulabilirsiniz. Ek olarak bazı dergiler, makalenin ilk sayfasında bildiriye dipnotla değinilmesini ister.

Hangi dergiye gönderilmeli? Özel sayılar ve akademik değerlendirme

Bazı kongreler, seçilen bildirilerin genişletilmiş sürümleri için bir dergiyle özel sayı iş birliği yapar. Bu durumda davet edilen bildiriler de dergi hakem sürecinden geçer. Ancak davet, kabul anlamına gelmez; makale yine bağımsız olarak değerlendirilir.

Kendi seçiminizi yapacaksanız derginin kapsamı, dizin durumu ve “previously published” ya da “conference papers” başlıklı politikasını okuyun. Ayrıca derginin kendi bildiri kitabı olan kongrelerden gelen çalışmalara özel bir kuralı olup olmadığını kontrol edin.

Akademik değerlendirmeler açısından da dikkatli olun. YÖK’ün Bilimsel Araştırma ve Yayın Etiği Yönergesi, mükerrer yayınları akademik atama ve yükselmelerde ayrı yayınlar olarak sunmayı “tekrar yayım” olarak etiğe aykırı eylemler arasında sayar. Bir araştırmayı bütünlüğünü bozacak biçimde parçalara bölmek ise “dilimleme” olarak tanımlanır. Bu nedenle bildiri ve makaleyi dosyanızda beyan ederken ilişkiyi açıkça göstermeniz gerekir.

Örnek senaryo: Bir özet bildiri nasıl makaleye dönüşür?

Aşağıdaki senaryo, süreci somutlaştırmak için kurgulanmış bir örnektir; gerçek bir müşteri vakası değildir. Bir hemşirelik yüksek lisans öğrencisi, ulusal bir kongrede ön çalışma verileriyle sözlü bildiri sunmuş ve yalnızca özeti bildiri kitabında yayımlanmış olsun.

İlk olarak öğrenci, özetin künyesini ve kongrenin adını not eder. Ardından hedef derginin yazar rehberinde daha önce sunulan çalışmalarla ilgili bir kısıtlama olmadığını kontrol eder. Bu noktada özet yayımlandığı için ICMJE’nin “ön rapor” yaklaşımı geçerlidir.

Sonra veri toplama birkaç ay daha sürdürülür ve örneklem genişletilir. Böylece bildiride yalnızca tanımlayıcı istatistik varken makalede grup karşılaştırmaları da raporlanabilir. Giriş, kongreden sonra yayımlanan kaynaklarla güncellenir; tartışma ise yeni bulgulara göre baştan yazılır.

Son olarak ön yazıya “Bu çalışmanın ön bulguları, özet bildiri olarak sunulmuştur” cümlesi ve bildiri künyesi eklenir. Benzerlik raporunda özetle sınırlı bir örtüşme görülürse editör bunun nedenini zaten bilmektedir. Kısacası şeffaf beyan, sonradan doğabilecek soruların önüne geçer.

Sık yapılan hatalar nelerdir?

Danışmanlık sürecinde gördüğümüz hataların çoğu, şeffaflık eksikliğinden kaynaklanır:

• Bildiriyi gizlemek: Ön yazıda bildiriden hiç söz edilmiyor ve benzerlik raporu sorusu sonradan geliyor.
• Kopyala-yapıştır dönüşüm: Tam metin bildiri yalnızca biçim değiştirilerek gönderiliyor.
• Eş zamanlı gönderim: Aynı makale aynı anda iki dergiye gönderiliyor; ICMJE bunu açıkça yasaklar.
• Yeni katkı eklememek: Makale, bildiriyle aynı veriyi aynı düzeyde anlatıyor.
• Telif sözleşmesini okumamak: Bildiri kitabına devredilen haklar göz ardı ediliyor.
• Eski literatürle kalmak: Giriş, kongre tarihindeki kaynaklarla bırakılıyor.

Kongre başvurusunda özetin işlevini ve nasıl yazıldığını merak ediyorsanız konferans özetleri yazımız da yardımcı olabilir.

Bildiriden makaleye dönüşümde nasıl destek oluyoruz?

Lisansüstü eğitimli editörlerden oluşan ekibimiz, kendi bildirinizi bildiriden makaleye dönüştürme sürecinde hedef dergi seçimi, yöntem ve bulguların genişletilmesi, istatistik analizlerinin raporlanması ve dil editörlüğü konularında danışmanlık veriyor. Ayrıca gönderim öncesi benzerlik kontrolünü de birlikte yapıyoruz. Kapsamı ve süreyi çalışmanıza ve bütçenize göre birlikte belirliyoruz.

Makale tamamlandığında, bildiri ilişkisini açıkça belirten ve dergiye gönderilmeye hazır bir editöre ön yazı da teslim edilir. Gönderim sisteminde zorlanırsanız her adımda size rehberlik ediyoruz. Bize işinizi emanet ettiğinizde her adımı biz kontrol ediyoruz; kişisel dergi hesabınıza giriş ve imza gibi adımlar ise size aittir. Yayın kararını her zaman derginin editörü ve hakemleri verir.

Sık sorulan sorular

Özet bildirisi yayımlanan çalışmayı dergiye gönderebilir miyim?

Genellikle evet. ICMJE, kongrede sergilenen özet veya posterin ardından gelen tam raporun dergide değerlendirilmesini engellemez. Yine de özeti ön yazıda belirtmeniz ve derginin kendi politikasını kontrol etmeniz gerekir.

Tam metin bildirim yayımlandı; ne kadar değişiklik yapmalıyım?

Tek bir genel oran yoktur. Bazı dergiler genişletilmiş bildiriler için kendi asgari yenilik şartını yazar rehberinde belirtir. Ölçüt olarak yeni veri, yeni analiz veya yeni yorum gibi somut bir bilimsel katkı ekleyin ve bunu ön yazıda açıklayın.

Bildiri ile makalenin başlığı aynı olabilir mi?

Yasak değildir, ancak iki yayının karışmaması için makalenin genişletilmiş kapsamını yansıtan farklı bir başlık önerilir. Aynı başlığı kullanacaksanız bildiriye atıf yapmanız daha da önemli hale gelir.

Bildiriyi kaynakçada göstermem gerekir mi?

Bildiri yayımlandıysa evet, kaynak olarak göstermeniz şeffaflık açısından önerilir. Sadece sözlü sunum yapıldıysa genellikle ön yazıda veya dipnotta belirtmek yeterli olur; derginin kuralına göre karar verin.

Kongrede yabancı dilde sunduğum bildiriyi Türkçe makale yapabilir miyim?

Dil değiştirmek, yayının yeni sayılması için tek başına yeterli değildir. ICMJE, aynı makalenin farklı dillerde de olsa eş zamanlı olarak birden fazla dergiye gönderilmemesini ister. Tam metin yayımlandıysa genişletme ve bildirim kuralları aynen geçerlidir.

Bildiri ve makaleyi akademik dosyamda ayrı ayrı gösterebilir miyim?

İkisi farklı yayın türleridir ve genellikle ayrı başlıklarda listelenir. Ancak aynı içeriği iki ayrı yayın gibi sunmak YÖK yönergesine göre “tekrar yayım” kapsamına girebilir. İlişkiyi açıkça belirtin ve başvurduğunuz kurumun kurallarını kontrol edin.

Kaynaklar

• ICMJE: Overlapping Publications
• YÖK: Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma ve Yayın Etiği Yönergesi (PDF)